PENGENALAN PADA MENAJEMEN INFORMASI

Informasi :
Salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan.

Kebutuhan informasi didasarkan pada :

• Kegiatan bisnis yang semakin kompleks
• Kemampuan komputer yang semakin meningkat.

Contoh : Pada perusahaan rokok SAMPOERNA yang memiliki 700 pabrik dan tersebar diseluruh Indonesia tidak dapat mengamati unsur fisik (penjual, karyawan, pelanggan, dsb) secara langsung. Manajer akan menggunakan tampilan laporan sebagai informasi untuk mengetahui keberadaan perusahaan dan pabrik. Dengan demikian informasi merupakan sumber yang paling penting bagi seorang manajer.

Manajemen Informasi
Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai pola yang sama, dimana tugas manajer pada Manajemen Informasi adalah sebagai berikut;

• Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memproses menjadi informasi yang dapat digunakan
• Menentukan orang dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen
• Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi yang dapat digunakkan

Kepentingan Manajemen Informasi
Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh :
1. Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen
Hal ini disebabkan oleh karena :
a) Pengaruh ekonomi internasional,
b) Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat
c) Kompleksitas teknologi yang meningkat
d) Semakin sempitnya kerangka waktu bagi para manajer untuk mengambil keputusan
e) Kendala-kendala sosial
2. Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah :
1. Manusia
2. Material
3. Mesin termasuk fasilitas dan energi
4. Keuangan
5. Informasi termasuk data
Peranan manajerian menurut Mintzberg adalah :
1. Peran antar pribadi (Interpersonal roles)

• Pemimpin (Leader) yang mampu menyediakan motivasi
• Berpenampilan tinggi (Figure head), Melaksanakan tugas seremonial
• Mampu berhubungan dengan orang lain (Laison), menjalin hubungan dengan orang yang berada diluar unit

2. Peran informasional (Informational roles)

• Pemonitor (Monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada
• Menyampaikan informasi (Disseminator)
• Juru bicara (Spokesperson)

3. Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles)

• Wiraswasta (Enterpreneur) membuat perbaikan
• Menangani gangguan (Disturbance Handler) dgn bereaksi terhadap kejadian tidak diduga
• Pembagi sumber (Resource allocator)
• Tawar – menawar (Negotiator)

Keterampilan Manajemen
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar, yaitu :

• Keahlian komunikasi. Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis

• Keahlian pemecahan masalah. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

Selain itu seorang manajer modern juga harus memiliki pemahaman terhadap komputer dan pemahaman cara menggunakan informasi dalam manajemen.

• TINGKATAN MANAJER
• TOP MANAGER

Disebut executive dan berada pada tingkat perencanaan strategis.
(strategic Decision Making – Membuat keputusan strategis)

• MIDDLE MANAGER

Kepala cabang, kepala divisi, dll, disebut tingkat manajemen pengawasan.
(Tactical Decision Making – Membuat keputusan taktis)

• LOWER MANAGER

Supervisor, kepala bagian, dll, disebut tingkat pengawasan operasional.
Operational Decision Making – Membuat keputusan operasional)
Strategic Planning
Management control
Operational control

Sistem :
Sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan.

Dalam sebuah sistem :
1. Terdapat kelompok elemen, Sebuah sistem memiliki lebih dari satu elemen. Contoh : Batu cadas menjadi tembok
2. Elemen terpadu
Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis.
Contoh : Sepeda
3. Maksud bersama untuk mencapai tujuan
Dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem dan bukan untuk masing-masing elemen tersebut. Contoh : Pelayanan di suatu kantor

Klasifikasi Sistem :
a) Sistem cloosed loop terdiri dari 3 elemen kontrol yaitu : elemen objektif, mekanisme kontrol dan feedback loop.


b) Sistem open loop
Dalam hal ini tidak ada cara dalam mengendalikan outputnya

c) Sistem fisik
Terdiri dari sumber fisik misalnya : sistem komputer
d) Sistem konseptual
Menggunakkan sumber – sumber konsepsi / fisik, misalnya data dan informasi yang disimpan dalam komputer

Data :
Gambaran / fakta yang secara relatif belum berarti bagi penerimanya.
Contoh : Jam kerja
Informasi :
Data yang telah diproses atau data yang memiliki arti

Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer
1. Sistem Informasi Akutansi / Fokus Data


Karakteristik dari sebuah sistem informasi akutansi adalah:
1. Melaksanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data yang rinci
4. Terutama pada historis
5. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

2. Sistem Informasi Manajemen / Fokus Informasi

Sistem Informasi Manajemen :
Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
Karakteristik dari SIM :
1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS
2. Mempunyai tujuan untuk mempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi
3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output

4. Memberikan gambaran terhadap attitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi




Sistem Informasi Manajement menurut :
Robet G Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.

Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Bagan Sistem Informasi Manajemen

Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut :
Pemakai Penggunaan
Petugas administrasi Mengerjakan transaksi

• Mengolah data
• Menjawab pertanyaan

Manajer tingkat bawah Mendapatkan data operasi

• Membantu perencanaan
• Penjadwalan
• Mengetahui situasi yg tak terkendali
•  Mengambil kemputusan

Staff ahli  Informasi untuk analisa

• Membantu dalam analisis
• Perencanaan dan pelaporan

Manajemen  Laporan tetap

• Permintaan informasi khusus
• Analisis dan laporan khusus
• Bantu dlm kenali persoalan dan peluang
• Bantu dalam analisis pengambilan keputusan

3. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) / Fokus
Pada Pendukung Keputusan

DSS adalah Informasi yang menghasilkan system yang ditujukan untuk masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan untuk menghasilkan keputusan yang harus dibuat

Teori yang mendasari DSS :
Herbert A Simon
Menggunakan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikiran DSS saat ini.
G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton
Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan

Masalah yang dapat dipecahkan dengan baik oleh DSS adalah masalah yang bersifat semistruktur. Masalah semistruktur adalah masalah yang beberapa elemen dan hubungannya dapat diketahui dan dimengerti dan beberapa diantaranya tidak dapat diketahui.

Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon
1. Intelegensi
2. Desain
3. Peninjauan kembali
Proses pengujian menguji kelayakan pemecahan tersebut.
4. Otomatisasi Kantor / Fokus Pada Komunikasi

OA(Office Automation) dimaksudkan u/ mempermudah komunikasi & meningkatkan produktivitas diantara manajer & pekerja kantor dengan menggunakan peralatan elektronik & elektromekanik
Tujuan utama dari penggunaan otomatisasi kantor:
1. Menaikkan produktivitas tugas sekertaris di karyawan administrasi
2. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke luar (Outgoing Correspondence)
3. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke dalam (Ingoing Correspondece)
4. Media dalam pemecahan masalah
5. Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik

5. Sistem Pakar (Expert System) / Fokus Konsultasi

Sistem yang berfungsi sebagai spesialis dalam suatu area. Merupakan aktivitas penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan menampilkan tingkah laku yang dianggap intelegent.
Komponen :
User interface, software yang berfungsi sebagai media pemasukan ke dalam knowledge base.

• Knowledge Base, berisi semua fakta, ide, hubungan

• Inference engine, bertugas untuk menganalisis pengetahuan & menarik kesimpulan berdasarkan knowledge base